Conforme a tendência do trabalho remoto cresce, é importante que os funcionários e as equipes de projeto consigam trabalhar juntos de forma coesa mesmo estando longe. Com os impressionantes avanços na tecnologia digital, a colaboração se tornou mais eficiente do que nunca. As ferramentas disponíveis para os trabalhadores remotos oferecem uma gama sem precedentes de oportunidades de colaboração.
Conforme observado pela CNBC, existem, pelo menos, três formas diferentes de \”distância\”, incluindo a física e a operacional. As ferramentas de colaboração descritas aqui também abordam a \”distância de afinidade\”, que está relacionada com a necessidade que todos os seres humanos têm de \”um senso de confiança, solidariedade e conexão\”.
Desde sessões de debate em tempo real até estratégias inovadoras para compartilhamento de documentos e arquivos, todas as empresas podem aproveitar ao máximo a força de trabalho mesmo fora do ambiente corporativo. Confira uma breve descrição de como esses recursos valiosos levam a novos níveis de produtividade.
Videoconferências e chamadas de vídeo
As pessoas que costumam se destacar em encontros \”presenciais\” com colegas de trabalho podem se sentir prejudicadas pelo status remoto. A sensação de isolamento pode afetar os hábitos de trabalho e levar a uma alienação da equipe.
As videoconferências e chamadas de vídeo melhoram significativamente o fator \”toque pessoal\”, ao mesmo tempo que intensificam o senso de trabalho em equipe e construção de relações. As chamadas de vídeo aprimoram os esforços de debate em equipe por meio de conversas em tempo real. Além disso, essas chamadas são ferramentas úteis para avaliações de desempenho dos funcionários (com trabalhadores remotos) e outras situações em que encontros presenciais têm mais impacto.
O uso de videoconferências pode reduzir e até mesmo eliminar os custos de viagem e os desafios de agendar diversas reuniões presenciais. E na versão gratuita do Teams, a empresa pode usufruir da videoconferência gratuita.
Sistema de mensagens instantâneas/chat
As conversas em tempo real substituíram os dias em que era possível trocar ideias durante o intervalo do café, por meio de chats e da tecnologia de mensagens instantâneas. Essas ferramentas permitem que os trabalhadores remotos compartilhem ideias e estratégias de forma mais eficiente e orientada.
Por exemplo, se um trabalhador remoto em uma parte do país tiver uma ideia \”revolucionária\” para um projeto, ele poderá simplesmente se conectar por meio de mensagens instantâneas e compartilhar a ideia com colegas que se encontram a milhares de quilômetros de distância. Esse recurso é muito mais rápido e eficiente do que emails quando se trata de comunicações imediatas.
- A opção de compartilhamento de tela possibilita que os membros da equipe tomem decisões mais rapidamente e em tempo real, o que faz com que os projetos continuem avançando
- O arquivamento do histórico de chats oferece um olhar mais aprofundado sobre como as decisões são tomadas e onde novos pensamentos levam a conclusões
Compartilhamento de arquivos e colaboração em documentos em tempo real
Apesar da papelada ainda fazer parte das operações comerciais, os documentos aparecem cada vez menos na forma impressa hoje em dia. Em vez disso, os membros da equipe em diferentes locais remotos podem trabalhar online e em conjunto em documentos, planilhas, apresentações do PowerPoint e assim por diante.
As edições e os comentários acontecem quase em tempo real, reduzindo significativamente a possibilidade de falhas de comunicação ou outros problemas que podem ocorrer quando os documentos são enviados e reenviados por email. A colaboração em tempo real é especialmente útil quando documentos importantes precisam ser gerados para projetos com tempo limitado.
Assim como no local de trabalho físico, os membros da equipe precisam frequentemente enviar, compartilhar e acessar arquivos. O compartilhamento de arquivos agora é feito principalmente por meio do armazenamento em nuvem. Uma vez que os dados são armazenados online, eles podem ser compartilhados com facilidade, e outras pessoas podem acessar, exibir e editar arquivos no Windows, no Mac ou em dispositivos móveis.
Compartilhamento e gerenciamento de tarefas
Equipes virtuais trabalhando de grandes distâncias e em diversos fusos horários precisam de uma maneira de se manter atualizadas em projetos compartilhados. O compartilhamento e gerenciamento de tarefas faz com que seja mais fácil compartilhar tarefas do projeto e manter todos os membros da equipe informados sobre o progresso para a conclusão da tarefa.
Com o software de gerenciamento de tarefas, trabalhadores remotos podem:
- Aceitar tarefas e permitir que outras pessoas vejam quem se comprometeu com o trabalho
- Alertar a próxima pessoa da equipe para que ela saiba quando a tarefa foi concluída e mantenha o fluxo de trabalho em movimento
- Armazenar e organizar arquivos de recursos (planilhas, documentos etc.) e garantir que as informações usadas sejam as mais atualizadas
Com acesso a um aplicativo de gerenciamento de tarefas, os funcionários remotos (e os que trabalham dentro da empresa) podem ficar em dia com as tarefas pendentes do projeto.
Armazenamento em nuvem
Todos os recursos de colaboração mencionados acima funcionam melhor quando combinados com o armazenamento em nuvem. Os serviços de armazenamento em nuvem facilitam o acesso a arquivos ou pastas para qualquer pessoa dentro da organização que esteja localizada em qualquer parte do mundo.
Com o armazenamento em nuvem, trabalhadores remotos podem colaborar:
- Sincronizando arquivos
- Acessando e compartilhando documentos, imagens e pastas de vários dispositivos
- Editando arquivos em tempo real
- Recuperando dados que possuem backup no caso de perda de arquivos
- Exibindo edições anteriores com o histórico de versão
Geralmente, o armazenamento em nuvem é acessível até mesmo para as pequenas empresas. O ROI é considerável, em termos de compartilhamento de arquivos seguro, disponibilidade na maioria dos sistemas operacionais e dispositivos e capacidade de proteção contra perda ou corrupção.
A força de trabalho remota representa o futuro do trabalho. Conforme a necessidade da presença física no local de trabalho diminuir, os empregadores verão uma maior produtividade quando fornecerem às equipes remotas as melhores tecnologias de colaboração disponíveis.
Esta publicação foi originalmente publicada no Blog da MIcrosoft. Consulte o original aqui.
Sobre o autor
Lee Polevoi é um veterano escritor da área de negócios, especializado nos desafios e nas oportunidades das pequenas empresas norte-americanas. Ele é um ex-escritor sênior da Vistage International, uma organização global de afiliação de CEOs.
