Eu soube que tínhamos chegado a um ponto crítico da comunicação empresarial quando ouvi minha mãe, de 87 anos, levantar-se da mesa e dizer com pesar: “Desculpem, mas não posso ficar mais. Preciso ir para casa e enviar um email.”
A comunicação empresarial tornou-se o dever que muitas pessoas adoram odiar. Porém, poucos negócios funcionariam sem ela. A solução é tornar a comunicação empresarial eficiente e efetiva, e não um trabalho penoso e negativo para colegas e clientes. Veja a seguir quatro maneiras de maximizar a comunicação empresarial e, ao mesmo tempo, minimizar o tempo e o esforço necessários.
Atualize as respostas automatizadas que contenham informações desatualizadas
Recentemente, depois de contratar uma empresa para protestar meu IPTU, uma resposta automática agradeceu e me ofereceu um número de telefone para tirar dúvidas. Depois de ter dificuldade para entrar no site para carregar documentos, telefonei para o número fornecido. A saudação automática do número discado me levou de volta ao site da empresa.
Alguns dias depois, enfrentei a mesma situação com um banco. Uma resposta automática forneceu um número de contato para “outras informações”. O setor de contato explicou que eles não eram mais responsáveis pelas dúvidas me encaminhou para outro departamento. Foram cinco transferências até que eu chegasse ao departamento correto.
Esse círculo vicioso é algo comum. Quando isso acontece com seus clientes, nem todos são persistentes para ir até o fim, à espera de um final feliz. Pare de frustrar seus clientes com informações incorretas e desatualizadas que os fazem perder tempo. Encaminhe os clientes diretamente para o lugar certo na primeira vez.
Use uma Ferramenta de Agendamento e as Ferramentas de Gestão de Projetos
Muitas pessoas poderiam eliminar o volume de emails semanais apenas usando as ferramentas adequadas para agendar um webinar e gerenciar projetos. Antigamente, antes do desenvolvimento dessas ferramentas, os sistemas de email eram o canal dessa atividade de vai-e-vem. Mas hoje, pessoas produtivas não podem atravancar o sistema de correspondência com todas essas tarefas não relacionadas.
Desobstrua sua caixa de entrada para que seja possível corresponder-se com os clientes. E obtenha as ferramentas certas para colaborar com colegas em projetos.
Selecione a melhor ferramenta de comunicação para “negociar” os detalhes
De vez em quando, sua estratégia de negociação em si é “colocar tudo por escrito no papel”. Isto é, você planeja ser a parte que elabora o esboço ou os termos, enviando assim uma mensagem sutil de que planeja controlar o projeto ou que não abrirá mão dos seus termos.
Mas quando essa não for a sua intenção, e você perceber a necessidade de troca de informações antes de tomar uma decisão, não deixe que o email se torne seu método padrão de comunicação. Caso contrário, terá uma experiência de inundação de seis, sete, oito emails sobre um único tópico e forçará todos os envolvidos a reler textos longos repetidamente para se atualizar quanto aos detalhes passados.
É muito mais prático selecionar a ferramenta de comunicação empresarial correta para essa troca: a videoconferência, ou a audioconferência, ou o Microsoft Teams.
Não use seus sistemas de email como um arquivo de armazenamento de tarefas a ser realizadas
Em um dos meus programas de comunicação, um assistente administrativo confessou ao chefe um hábito ruim: “Em algum momento, ele chega a ter pelo menos mil emails não respondidos na caixa de entrada. Isso é frustrante para qualquer um que tente enviar uma mensagem para ele”. Essa situação mostra alguém sobrecarregado de trabalho.
Para se comunicar eficazmente com a sua equipe do escritório ou quando estiver adotando o trabalho remoto, esvazie sua caixa de emails todos os dias: configure regras e pastas para que os emails importantes sejam encaminhados automaticamente para determinadas pastas e assim você possa vê-los antes de todos os outros. Envie revistas eletrônicas e itens semelhantes que serão lidos na sua folga para uma pasta separada. Cancele a assinatura de itens desnecessários.
Assim, você poderá ler e responder com facilidade aos emails diários. Se precisar coletar informações ou fazer algum trabalho antes de responder, agende o acompanhamento, arquive o email e mova-o para fora da caixa de entrada.
Você ficará impressionado de ver o quanto uma caixa de entrada vazia aliviará seu estresse, aumentará sua capacidade de resposta e dará tempo para escrever emails claros!
A utilização da mensagem instantânea atualizada contribui para solucionar os problemas dos clientes, ferramentas produtivas de agendamento e colaboração, além de mensagens de resposta por email melhorarão significativamente sua comunicação empresarial de modo geral!
Esta publicação foi originalmente publicada no Blog da Microsoft. Consulte o original aqui.
Sobre a autora
Dianna Booher é autora de 47 livros best sellers, publicados em 60 edições em língua estrangeira. Ela ajuda organizações a se comunicarem com clareza e líderes a expandirem sua influência por meio de uma forte presença executiva. Ela escreve regularmente nos blogs da Forbes, HuffPost e The CEO Magazine. BooherResearch.com @DiannaBooher
